Nhằm giải đáp các vướng mắc, cũng như hướng dẫn cách lập sổ sách kế toán Excel một cách chi tiết nhất tới các bạn kế toán mới vào nghề chưa có kinh nghiệm trong việc lên sổ sách kế toán. Hôm nay, Công ty TNHH Khánh Bình xin được chia sẽ bài viết sau, hy vọng sẽ giúp ích cho nghiệp vụ của các kế toán viên.
Bước đầu tiên, mời các bạn cần tải mẫu về: Mẫu sổ sách kế toán Excel

I – CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN
1/ Hàm SUMIF

a/ Sử dụng hàm SUMIF trong việc:

– Kết chuyển các bút toán cuối kỳ

– Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu (BNL) lên Bảng cân đối số phát sinh tháng/năm, lên Bảng Nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng….và các bảng tính có liên quan.

b/ Tác dụng hàm SUMIF: Hàm SUMIF là hàm tính tổng theo điều kiện:

Cách lập sổ sách kế toán trên excel

VD: (đặt công thức tại địa chỉ ô cần tính)

2/ Hàm VLOOKUP:

a/ Sử dụng hàm VLOOKUP trong việc:

– Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về BNL, về Phiếu xuất kho…

– Tìm Mã hàng hóa, tên hàng hóa từ DMTK về Bảng Nhập Xuất Tồn

– Tìm Số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột Số dư cuối của tháng N – 1.

– Tìm số “Khấu hao (Phân bổ) lũy kế từ kỳ trước” của bảng khấu hao (bảng phân bổ chi phí) tháng N, căn cứ vào “Giá trị khấu hao (phân bổ) lũy kế” của tháng N – 1.

– Và các bảng tính khác liên quan…

b/ Tác dụng hàm VLOOKUP:

– Hàm Vlookup là hàm tìm kiếm theo một điều kiện đã có: (Điều kiện đã có gọi là “Giá trị để tìm kiếm”. VD: (đặt công thức tại địa chỉ ô cần tính)
II. CÁCH CHUYỂN SỐ DƯ CUỐI NĂM TRƯỚC SANG ĐẦU NĂM

– Vào số dư đầu kỳ cho “Bảng cân đối phát sinh tháng” (nhập vào TK chi tiết, ví dụ: số dư chi tiết của TK 156 phải nhập chi tiết đến từng mã hàng).

– Vào số liệu đầu kỳ các bảng phân bổ 142, 242, bảng khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các sổ khác (nếu có)

– Chuyển lãi (lỗ) về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu năm TK 4212 trên Bảng CĐPS tài khoản để chuyển). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu (BNL) và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
III. HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP LIỆU TRÊN BẢNG NHẬP LIỆU

– Cột Ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ.

– Cột Số hiệu: Là số hiệu của Hóa đơn, của Phiếu thu (PT), Phiếu chi (PC), Giấy báo nợ (GBN), báo có (GBC), phiếu kế toán (PKT)…

– Cột Ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ.

– Cột số phiếu Thu/Chi/Nhập/Xuất: Nhập số phiếu tương ứng với từng nghiệp vụ phát sinh liên quan.

Ví dụ: Sau khi định khoản hết các bút toán từ chứng từ bạn thực hiện các bút toán cuối tháng -> tính ra lãi (lỗ) của một tháng trên Bảng nhập dữ liệu -> thực hiện “Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có” của cả tháng bằng hàm SUBTOTAL. (BNL đúng khi tổng Nợ – tổng Có)

+)Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9, dãy ô cần tính tổng)

+)Tổng phát sinh bên Nợ: = SUBTOTAL(9;G13:G190)

+)Tổng phát sinh bên Có: =SUBTOTAL(9;H13:H190)

(Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng)

– Cột kiểm tra số liệu theo tháng: Dùng để in sổ cuối kỳ (khi in sổ mới làm)

– Cột chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ: Dùng gắn mã chỉ tiêu LCTT (khi lập LCTT mới làm)

– Sau mỗi một nghiệp vụ bạn cách ra một dòng
IV – HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP LIỆU TRONG EXCEL VỚI NHỮNG NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU
1/ Các nghiệp vụ không liên quan đến Thu, Chi, Nhập, Xuất.

Với các nghiệp vụ này bạn không phải nhập liệu vào các cột: Số phiếu Thu/Chi/Nhập/Xuất, cột số lượng Nhập và số lượng Xuất.
2/ Các nghiệp vụ liên quan đến Phải thu, Phải trả.

– Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng đối tượng, cụ thể:

a.Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc Nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt Mã tài khoản (Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên BNL theo Mã TK mới khai báo.

VD: Công ty Cổ phần Mạnh Dũng (là khách hàng mới).

– Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết tên khách hàng – Công ty Cổ phần Mạnh Dũng với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131MD (Khai báo phía dưới TK 131) (Việc khai báo mã TK như thế nào là tùy vào yêu cầu quản trị của bạn)

– Bước 2: Hạch toán bên BNL theo mã TK (Mã KH) đã khai báo cho Công ty Cổ phần Mạnh Dũng là: 1311 hoặc 131MD.
b.Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, bạn quay lại Danh mục TK lấy Mã Khách hàng đã có để định khoản trên BNL.

3/ Các nghiệp vụ Mua, Bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ(TK 156, 155, 154 sửa chữa…..)

– Hạch toán trên BNL chi tiết đến từng mã hàng, cụ thể:

a/ Trường hợp mua Hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho:

4/ Các nghiệp vụ phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức liên quan đến các TK 142, 242, 211) thì phải làm 2 bước.

– Bước 1: Định khoản bên Bảng Nhập Liệu

– Bước 2: Phải sang bảng phân bổ 142, 242, Bảng khấu hao TSCĐ để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

5/ Các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất các thành phẩm thì phải gắn thêm mã thành phẩm.

Ví dụ: khi xuất thép, que hàn,… để sản xuất giá đỡ Điều hòa 9-12BTU thì khi xuất 152 phải thêm vào cột Mã thành phẩm là xuất cho thành phẩm nào đồng thời thực hiện nối tài khoản và mã thành phẩm luôn.

Mục đích để phục vụ cho việc tính giá thành.

Chúc các bạn làm tốt công việc kế toán của mình!
Các bạn cần tư vấn thêm hoặc có vướng mắc về nghiệp vụ kế toán xin liên hệ với chúng tôi.

Chúng tôi cam kết đào tạo kế toán bài bản nhất hiện nay là:

“KẾ TOÁN XỬ LÝ-QUẢN TRỊ-PHÂN TÍCH”

Dù bạn trong bất cứ ngành nghề nào cũng  nên học cách để quản lý và xử lý vấn đề theo chiều hướng tốt nhất.

HÃY THAM GIA KHÓA HỌC CỦA DAVID CEO (DAVID KẾ TOÁN) NGAY HÔM NAY ĐỂ  ĐỊNH HƯỚNG TỐT NHẤT CHO VIỆC VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:

HỌC TRỰC TIẾP TẠI DAVID VÀ HỌC ONLINE

           1. Kế toán trưởng

          2. Vận hành và quản lý tài chính doanh nghiệp

          3. Thiết lập và vận hành hệ thống doanh nghiệp dựa vào thực tế DN

          1. Kế toán cho người mới bắt đầu

          2. Kế toán xuất nhập khẩu – thanh toán quốc tế

          3. Kế toán tổng hợp – thực hành – xử lý

          4. Kế toán tiền lương

          5. Kế toán thuế – quyết toán thuế

          6. Kế toán thuế chuyên sâu

          7. Kế toán công ty xây dựng, lắp đặt

          8. Kế toán công ty sản xuất

Đào tạo kế toán chuyên sâu theo từng ngành nghề của doanh nghiệp. Đặc biệt, Giúp học viên nắm vững kiến thức kế toán, quản lý và vận hành chuyên nghiệp.

 DAVID đào tạo kế toán từ cơ bản cho người bắt đầu đến người đã học kế toán nhưng muốn hiểu sâu về quy trình xử lý và báo cáo kế toán, phân tích và đánh giá rủi ro, tối ưu hóa các khoản phạt và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.

“DAVID” NÂNG TẦM  QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

TRUNG TÂM KẾ TOÁN DAVID – DAVID CEO

Địa chỉ: 51/17 Hiệp Bình, P.  Hiệp Bình Chánh, Q.Thủ Đức, TP.HCM

Hotline: 0902 660 269 – 0979 553 669

Youtube: David ketoan hoặc David CEO

Website: ketoandavid.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/ketoandavidceo/